System-designer

Hvordan håndterer man de mange procesvarianter der ofte gør processerne meget komplekse?

I takt med globaliseringen, den hurtige teknologiske udvikling og de mere erfarne forbrugere bliver udfordringerne med at drive en forretning mere og mere kompleks. Selv relativt små virksomheder opererer nu i forskellige lande, flere lovgivningsmiljøer og tilpasser kundeoplevelserne baseret på attributter som kundeprofil, størrelse, placering eller adfærd.

Dette niveau af forretningskompleksitet er en stor udfordring for organisationer, når det kommer til at administrere og standardisere forretningsprocesser.

At håndtere procesvariationer forbliver et stort problem for mange organisationer. Dette gælder især for multinationale virksomheder, der har mange lokationer eller tilbyder flere kerneprodukter eller -tjenester. Forvaltningen af procesvariationer synes stadig at være unødigt kompleks, dyr og inkonsekvent.

Flere surveys indikere at ca. 90 {33988bace32883021e280a87e213256e5c879e7bff891e809e71790491811e2c} af virksomhederne fejler i forsøget på at standardisere forretningsprocesserne.

Det er lidt som den beskidte lille hemmelighed i arbejdet med processer. Procesejere ved, at de har såkaldte "standard" processer, der rent faktisk ikke opfylder kravene fra dem som forventes at anvende processerne. Og de ved, at disse processer er svære at kan tilpasse, hvilket egentlig betyder, at det er lidt lige meget om den stardiserede proces findes.

På trods af manglende succes mener jeg, at det er muligt at opnå fordelene ved standardiserede processer på tværs af en organisation, samtidigt med at man acceptere og håndtere procesvariationer, når og hvor de er legitimt nødvendige.

Her er nogle forslag til at håndtere procesvariationer:

  • Enighed om standardprocessen: Bliv enige om at standardprocessen, der ejes af globale procesejere, udgør en proces, hvor man mener der findes vigtige legitime variationer.
  • Håndter ændringer: Lokale procesvarianter skal etableres ud fra standardprocessen, mens eventuelle ændringer, der anvendes af procesvarianteksperter, skal fremhæves og gøres synlige mod standardprocessen.
  • Sammenlign og rapporter: Sørg for at sammenligne og rapportere om alle procesvariationer, der findes for hver standardproces. Det vil gøre det mere synligt hvad der er blevet tilføjet, fjernet eller ændret i forhold til standardprocessen.
  • Nem adgang: Når man navigerer i processerne, skal procesejerne let være i stand til at vælge den procesvariant, de søger. Ideelt set skal de automatisk føres til den relevante procesvariant, hvis de har en "standard" placering, produktgruppe, forretningsenhed mv.
  • Ændringsnotifikationer: Eventuelle ændringer til standardprocessen udført af de globale procesejere, skal meddeles de relevante lokale procesvariantindehavere. De kan efterfølgende vælge ikke at tilføje ændringerne eller acceptere dem og opdatere deres procesvariant.
  • Tids- og omkostning: Procesvarianter koster og tager tid at vedligeholde. Det er derfor vigtigt at beregne forskellen i omkostninger og tid mellem variationer og standardprocessen. Dette gør det muligt for organisationer at træffe beslutninger på oplyst grundlag om, hvorvidt man skal beholde eller eliminere procesvariationer.

Det er muligt at styre procesvarianter men det kræver en stærk procesdisciplin, og skal altid opvejes mod gevinsten ved at have dem.

Annette Ibsen, CEO